Reuniões mais eficazes fazem parte do sonho de todo trabalhador com uma rotina cheia de metas e urgências, que não pode perder tempo nem energia à toa.
Reuniões que frustram por parecerem sem razão, ou por não ajudarem no progresso de resolução de alguma coisa ou, ainda, por terem durado muito mais que o necessário e atrapalhado a gestão de tarefas do cotidiano. Existem dicas para fugir dessa cilada.
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Reuniões podem ser mais eficazes?
As reuniões corporativas tendem a ser mais produtivas se as pessoas envolvidas adotarem e seguirem algumas regras. Portanto, confira quais são as regras para o antes, o durante e o depois das reuniões:
- ter um objetivo;
- controlar o tempo;
- bem como, delegar responsáveis;
- fazer uma ata;
- e por fim, participação das pessoas adequadas.
Além dessas regras, é preciso considerar que estabelecer reuniões periódicas pode não ser positivo, pois nem sempre a data marcada vai coincidir com a necessidade de uma reunião. Se o encontro não for essencial, vai resultar em gestão de tempo e trabalho perdidos.
Modelo de reunião ágil
Há quem faça reuniões em pé, pois segundo pesquisas as pessoas tendem a ser mais assertivas quando se incomodam, ou seja, no caso, quando não estão relaxadas nas cadeiras, elas procuram ir direto ao assunto.
Reuniões precisam de preparação?
Quando se chega à conclusão de que terá que haver uma reuniões, a primeira coisa a fazer é preparar o objetivo. Sendo assim, pense nas necessidades da equipe ou cliente e crie uma pauta de reunião.
O que tem em uma pauta de reunião?
Em seguida ao objetivo, é hora de criar a pauta, um documento com: dia, horário, local, tópicos para discutir e o tempo médio reservado para cada um deles.
Quanto tempo é o ideal?
As reuniões de decisões, que envolvem cargos com tipos de liderança, levam em média de 15 minutos até uma hora. Enquanto que as reuniões de discussão, às quais se somam pessoas especialistas no assunto, duram em média uma hora. Veja mais dicas:
Como convidar para a reunião?
Depois da pauta pronta, é hora de escolher os participantes e fazer o convite. Para convidar, entregue a cada uma o documento da pauta, assim já vão chegar na reunião sabendo do que se trata e com os dados que podem ser solicitados.
Também vale enviar algum material extra aos convidados, algo que inspire sobre o assunto ou que convém analisar para acompanhar a reunião.
Quem convidar?
Em uma reunião one-on-one devem estar presentes aquelas pessoas que são essenciais para as tomadas de decisões e que têm conhecimento suficiente para opinar sobre o assunto.
Não é de bom grado convidar alguém, mas impedir que essa pessoa expresse a sua opinião. Portanto, convidar todos os colaboradores, mesmo os que não entendem do assunto, não é viável..
Preparar o local do encontro
Convém escolher um lugar com espaço suficiente para todos convidados, acesso aos aparelhos de mídia que serão usados, água, papel e caneta para cada participante. Não forneça mídia se não for essencial, bem como impeça o uso não urgente dos smartphones.
Reuniões assim dão conforto e permitem anotar ideias para não interromper a ordem pré-estabelecida. Foto de Freepik do site Freepik.
Reuniões produtivas têm o quê?
As reuniões com saldo positivo tem controle do tempo, delegação das responsabilidades, registro em ata. Ou seja, a pessoa que conduz a reunião deve usar desses artifícios, mas também cuidar para que a atividade seja agradável a todos.
Controle do tempo
Se alguém desviar da discussão, o líder precisa reconduzir a conversa. Além disso, deve ter rigidez com o tempo de cada tópico, caso não resolvam no prazo, deixar para o final ou marcar outro momento. Contudo, sempre evite excesso de reuniões.
Cabe ao líder moderar as participações para que todos se sintam seguros para interagir, respeitem as opiniões dos colegas e confiem no acordo que for feito. Faça um acordo com a equipe, de levantar a mão em silêncio quando quiser falar.
Responsáveis
É importante responsabilizar os participantes por tarefas que correspondam às suas funções, assim como estipular prazos para a conclusão. Isso ajuda a visualizar as atividades e executá-las dentro do tempo.
Ata da reunião
O secretário, ou outro dos convidados, fica encarregado de anotar todas as decisões tomadas durante o encontro e no final os presentes atestam essa folha com assinaturas.
As reuniões são registradas em atas disponíveis a quem interessar. Foto de Master1305 do site Freepik.
Pós reunião
Reuniões de sucesso depende, também, de como o líder e os responsáveis por cada uma das tarefas definidas acompanham o desenrolar das atividades. Mais ainda, o líder tem que perguntar a opinião de todos sobre a reunião e avisar sempre que for acontecer outra.
Para as reuniões remotas valem as mesmas dicas?
As dicas mencionadas servem para reuniões presenciais e remotas, mas estas têm ainda a questão técnica. Quando souber de um encontro, verifique com antecedência a estabilidade da sua conexão com a internet, o funcionamento da câmera e do microfone.
Ademais, veja a bateria do aparelho ou o acesso à energia e se posicione em um local com fundo neutro ou use filtros. Durante a chamada de vídeo de uma reuniões evite ruídos do microfone, para isso deixe ele desligado quando não for usar e espere a sua vez para ligar.
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